Hãy thiết kế văn phòng làm việc giống như lớp học mầm non của bạn thời thơ bé, và bạn sẽ thấy sự khác biệt

Suốt từ đầu thế kỷ 20 cho tới nay, xu hướng thiết kế văn phòng đã không ngừng thay đổi. Từ không gian khép kín cho từng cá nhân cho đến những không gian mở hơn cho các nhóm làm việc. Nhưng có một điều xuyên suốt, là những nhà thiết kế luôn muốn tìm phương án tốt nhất để kích thích sự sáng tạo, tăng khả năng tập trung, hạn chế sự cô lập và tăng cơ hội tương tác giữa các nhân viên sao cho có thể xây dựng được những đội nhóm mạnh, có khả năng hoàn thành nhiệm vụ với hiệu suất cao.

Ngày nay, đối tượng lao động đã được đa dạng hóa rất nhiều so với trước kia, cả về giới tính, tuổi tác, trình độ lẫn văn hóa. Sự đa dạng đến phức tạp này đặt ra một thách thức lớn cho những người làm công tác quản lý: Phải làm sao tạo ra được một không gian làm việc phù hợp cho tất cả nhân viên của họ, để ai cũng có thể phát huy hết tiềm năng của mình. Thật vậy, không gian làm việc là một yếu tố rất quan trọng giúp tạo động lực cho nhân viên. Cho đến nay, cuộc tranh luận xem không gian làm việc như thế nào thì đem lại lợi ích nhất cho doanh nghiệp vẫn chưa đến hồi kết.

Những cảm xúc và trải nghiệm sẽ dần được tích lũy trong quá trình chúng ta tương tác với đồng nghiệp nơi công sở. Có những khoảng thời gian làm việc tập trung, làm việc nhóm để đạt được một mục tiêu chung, được truyền cảm hứng để sáng tạo hơn, được chăm sóc cả về thể chất lẫn tâm hồn, đó là những nhu cầu hết sức cơ bản và chính đáng của nhân viên khi đến văn phòng làm việc. Bởi lẽ đó, văn phòng cần có không gian cá nhân để nhân viên tập trung cho các ý tưởng của họ, đồng thời cũng cần những không gian làm việc nhóm, nơi họ có thể trao đổi hoặc đơn giản là giải khuây một chút với bạn bè.

Nếu để ý một chút thì chúng ta có thể thấy có một mối tương quan rất gần giữa thiết kế của một văn phòng với thiết kế của một trường mầm non, nơi chúng ta trải qua những năm tháng đầu đời đầy hứng khởi và chủ động. Trước đây, văn phòng được thiết kế chủ yếu thông qua việc sử dụng những tiêu chuẩn về nội thất được đưa ra dựa trên vị trí và cấp bậc của mỗi nhân viên. Các nhà thiết kế hoàn toàn không quan tâm đến tính chất công việc, chức năng hay cách mà các nhân viên sử dụng không gian đó. Đây chính là điểm mà chúng ta nên tham khảo thiết kế của các trường mầm non: không gian và mọi thứ được sắp xếp trong không gian đó đều có kết nối trực tiếp đến các hoạt động của trẻ.

Vậy, áp dụng lý thuyết đó vào thiết kế văn phòng như nào cho hiệu quả?

Kết nối để sáng tạo

Hãy quan sát các trường mầm non để thấy: Giáo viên và tất cả học sinh đều sinh hoạt chung trong một phòng. Bàn ghế được kê gọn gàng thành dãy ở một góc phòng và mỗi em có một chỗ ngồi riêng. Tuy nhiên, tùy từng hoạt động hoặc hứng thú của từng em mà bàn ghế có thể được đảo thứ tự hoặc sắp xếp lại thành từng nhóm nhỏ. Các hoạt động diễn ra rất linh hoạt và cởi mở. Khi chơi theo nhóm, các em lau sàn rồi tất cả cùng túm tụm quanh một “món đồ chơi oách nhất” để khám phá. Điều này cũng tương tự như ở văn phòng làm việc. Các nhân viên cần không gian để ngồi thoải mái và trao đổi ý tưởng với nhau. Trong quá trình đó thì những món “đồ chơi công nghệ” như màn hình trình chiếu đời mới hay smart board sẽ là những công cụ hỗ trợ tuyệt vời cho việc truyền tải ý tưởng và tạo động lực sáng tạo cho nhân viên.

Không gian riêng tư

Ngoài giờ hoạt động nhóm thì những đứa trẻ ở trường mầm non còn có các hoạt động góc, nơi chúng dành thời gian một mình cho các sở thích cá nhân. Ở văn phòng làm việc của người lớn cũng vậy. Những không gian riêng tư giúp đảm bảo cho sự tập trung của nhân viên. Tuy nhiên, tùy vào tính cách cá nhân hay độ tuổi mà sự hứng thú với không gian riêng tư đó cũng khác nhau. Ví dụ những nhân viên lớn tuổi hơn thường thích những bề mặt tường với màu sắc tương phản, những màn hình sáng và lớn hơn và độ riêng tư cũng lớn hơn. Trong khi đó, những nhân viên trẻ có lẽ sẽ hài lòng với không gian đơn giản hơn thế nhiều, chỉ với bàn ghế toàn màu trắng, chút ánh sáng đèn điện và một cái ghế dài để ngả lưng với tai nghe Bluetooth. Bởi vậy, khi thiết kế khu vực này cần phân nhóm và nghiên cứu kỹ nhu cầu của từng nhóm để có thể đáp ứng được tối đa những nhu cầu đó.

Không gian giải trí – Tô điểm thêm hay thực sự cần thiết?

Nhớ lại kỉ niệm khi còn học mầm non, chắc không ai trong chúng ta quên những khi mình cùng các bạn ngồi quây quần bên nhau, cùng ăn nhẹ, cùng cười và cùng chuyện trò. Ở văn phòng làm việc, đây là nơi mà các nhân viên có dịp chuyện trò để tìm hiểu nhau và để tạm thoát khỏi danh sách việc-cần-làm dài dằng dặc đang chờ phía trước. Những nơi như thế này tạo cơ hội cho nhân viên chăm sóc cả thể chất lẫn tâm hồn của mình.

Ý tưởng thiết kế từ trường mầm non nhắc các nhà thiết kế rằng những nhu cầu cơ bản, dù của trẻ con hay người lớn, cũng đều liên quan đến tính linh hoạt nhằm thúc đẩy sự hợp tác, khơi nguồn sáng tạo trong khi vẫn cho phép có những “quãng nghỉ” để mỗi cá nhân tập trung vào công việc của mình. Nội thất văn phòng không bao giờ được phép rập khuôn và máy móc. Bởi nó có thể hủy hoại mong muốn được làm việc một cách linh hoạt, sáng tạo và hiệu quả của nhân viên.